結婚式の受付を依頼する側として知っておくべき基本事項を解説

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結婚式の受付を依頼する側として知っておくべき基本事項を解説

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結婚式を行うにあたって、参列するゲストの皆さんに役割を依頼します。その中の1つに「受付」があります。受付は、結婚式場のスタッフさんに依頼することはできないので、こちらで誰かに依頼する必要があります。
今回は、結婚式の受付を依頼する側の立場に立ったときに、知っておくべき基本事項を解説していきます。今後結婚式の受付を依頼することがあった際は、是非この記事を参考にしてみてください。

<受付に必要な人数は何人?>

受付の人数は、出席するゲストの数によって多少前後しますが、基本的には4人のパターンが多いです。案内係が2人とご祝儀係が2人、それぞれ新郎新婦に分かれる形になります。ただし、各家の都合もあるため、新郎1新婦3、新郎3新婦1といった分かれ方をするときもあります。
招待客が親族中心で、出席するゲストの数が30人程度の少人数であれば、受付は2人でも十分です。その際は、例えば新郎側のゲストが来た場合、新郎側の受付が案内係となり、新婦側の受付がご祝儀係となる入れ替わりの役割分担をするケースが多いです。
受付が1人しかいないと、一度にゲストが来たときやトラブル(イレギュラーなゲストが来た、ご祝儀がなくなるなど)が起きたときの対応に苦労します。受付は最低でも2人用意しておくようにしてください。
今回紹介したパターンはあくまで一般的なものです。受付を依頼する人たちの関係性やそれぞれの都合において変わる部分はどうしても出てきてしまいます。状況に応じて人数調整をするようにしましょう。

・受付の仕事内容

受付の仕事内容は、主に案内係とご祝儀係に分かれます。
案内係は、ゲストへの対応が主な仕事です。預かったご祝儀をご祝儀係に渡す、ウェルカムドリンクの説明や控室の場所など開宴までの案内をする、ゲストにお車代や席次表などの配布物を渡す、ゲストに芳名帳への記帳をお願いするなどといった役割があります。
ご祝儀係は、ご祝儀を預かり管理するのが主な仕事です。ご祝儀を案内係から受け取り、出席者名簿をチェックしてゲストの照会をします。また、ご祝儀と芳名帳を専用の袋に入れて、両家の親に渡すのもご祝儀係の仕事です。

<受付は誰に頼むべき?>

受付を依頼する相手として多いのが、会社の同僚や家族、親族、友人です。依頼できる対象が複数いる場合は、以下のポイントを押さえている人にお願いすると良いです。

  • 自分と同等、または自分より目下である。
  • 責任感があり、信頼できる。
  • 接客の経験があり、人と接することに慣れている。
  • 人当たりが良く、誰でも好感が持てる。
  • フットワークが軽い。(家が式場から近い、小さい子供がいないなど)

挙式後は、親族以外のゲストが控室で待機したり会場で受付をしたりしている間に、親族で集まって親族を紹介し合ったり記念撮影を行ったりします。受付を家族や親族にお願いしていると、この時に慌ただしくなってしまう可能性があります。同僚や友人に受付をお願いしておくと慌ただしくならずに済むので、会社の同僚や友人は結婚式の受付の依頼相手として最適です。
家族が受付することももちろんあります。家族といっても兄弟姉妹が多いです。新郎新婦の家族は結婚式の主催者側になるので、ゲストである同僚や友人に受付を頼まないことによって、披露宴までゆっくり楽しんでもらうことができるというメリットがあります。ご祝儀で高額のお金を扱うこともあって、トラブルが起こりにくい、身内に任せた方が安心するという意見も多いです。冒頭で、結婚式場のスタッフさんに受付を依頼することはできないと述べましたが、その理由は、ご祝儀などを紛失した際に責任を負うことができないからです。
親族中心の少人数結婚式である場合も、兄弟姉妹やいとこが受付するケースが多いです。親戚の顔と名前がすぐに一致するため、受付がスムーズに進むという大きなメリットがあります。ドタキャンの心配がないというメリットもあります。

<受付は男性にお願いしても大丈夫なのか?>

結婚式の受付は、女性がした方が華やかになるという理由で女性がすることが多いです。しかし、決して男性が駄目というわけではありません。男性が受付しても何の問題もないので、安心してください。
結婚式に出席したら受付が男性だったというのは、良くある話です。

<受付を依頼する方法>

結婚式の受付を依頼する場合は、直接会うか招待状の中に依頼の紙を同封するのが一般的です。しかし予定を立てる上で、招待状が届く前に受付を依頼したいと思っている旨を伝えることができた方が、依頼する方もされる方も計画が立てやすいです。特に女性の場合は、着付けやヘアメイクの予約を入れなければいけないので、そのスケジュールが立てやすくなるよう一度早いうちに話をしておくのがベストです。そこで便利になるのが、メールやLINEなどといったツールです。
メールやLINEなど比較的すぐ連絡の取りやすい方法で一度話をしておくと、その後の流れがスムーズになります。直前になってから依頼して断られた場合、あたふたしてしまう可能性も考えられます。引き受けてくれるかどうか、メールやLINEを通して一度聞いてみましょう。そして快諾の連絡をもらった場合は、メールやLINEだけで済ませるのではなく、直接会って「よろしくお願いします」と改めて依頼するようにしてください。

<受付の快諾を得るのにおすすめの例文とは?>

受付の依頼をするのであれば、できるだけ相手に快諾してもらいたいものです。受付の快諾を得るのに重要なのは、依頼する際に相手に送る文章です。今回は、先ほど挙げたメールやLINEで一度受付の依頼をする際におすすめの例文を5つ、ANOTHER WEDDINGというサイトから引用して紹介します。この例文にならって依頼をすれば、快諾を得られる可能性が高くなります。是非参考にしてみてください。

全ての例文に

「本来ならば、お会いして
 お願いをするべきなのですが、
 なかなかお会いできそうになく
 メール、LINEで失礼致します。」

と一言添えるといいかと思います。

1.
この度の○月○日の
私たちの
結婚式での受付を
〇〇さんにぜひ
お願いしたいのですが、
引き受けて頂けますでしょうか?

2.
私たちの結婚式で
受付をして頂きたく
ご連絡致しました。
ぜひ、お手伝いして頂けると
嬉しく思います。
いかがでしょうか?

3.
この度の私たちの
結婚式での受付を、
〇〇さんにぜひお願いしたくて
ご連絡させて頂きました。
お手伝いして頂けると幸いです。
引き受けて頂けますでしょうか?

4.
私たちの結婚式で、
〇〇さんにぜひお願いしたい
役割がありご連絡しました。
受付なのですが、お願いしても
大丈夫でしょうか?

5.
〇〇さんに、私たちの結婚式での
受付をぜひやって頂きたく
ご連絡致しました。
引き受けて頂けると大変嬉しいです。
いかがでしょうか?

そして例文の後に、

「招待状をお送りする頃に
 ぜひお会いできれば、
 その時に、また
 改めてお話させて頂きたいと
 思っております。
 1度、メール、LINEで
 申し訳ありませんが、
 お返事をお待ちしております。」

という文章を添えて送ると、
メールやLINEで?
と思う人でも、
嫌な気分にならないと思います。
(引用:ANOTHER WEDDING

<受付の集合時間は?>

受付は、基本的に挙式や披露宴の30分前から始まります。当日受付の人は、事前に受付係の顔合わせを行ったり会場設備の確認を行ったりするので、集合時間の30分前には会場に着くように家を出てほしいと伝えておきましょう。
ここからは、受付係が受付をするまでにすべきことを紹介します。受付の経験がない人に受付を依頼する際は、これらについても合わせて説明しておくと準備がスムーズに進みます。

・会場に到着したら

会場に到着したら、荷物はクロークに預けます。受付が始まると、たくさんのゲストが会場に集まります。また、会場によっては不特定多数の人が会場を出入りします。受付の仕事は、結婚式をスムーズに進めるうえで非常に重要な仕事になります。受付の仕事にしっかり集中するためにも、コートやバッグなど必要なもの以外はすべてクロークに預けるようにします。
また、トイレは受付が始まるまでに必ず済ませておくようにします。受付が始まると、受付係は両家の代表としてゲストからご祝儀をいただきます。高額なお金になるので、責任を持ってお預かりし持ち場を離れないことが絶対条件になります。そのため、受付の最中にトイレに行きたくなってしまっては困るので、受付が始まる前に必ず済ませておきます。

・受付の集合時間になったら

受付の集合時間までに、あらかじめ指定された集合場所に向かいます。ここで、受付係や会場スタッフが初めて顔を合わせます。受付開始後に、ご祝儀がなくなったなどといったトラブルが発生しないようにするためにも、ここでしっかり受付係や会場スタッフの顔を覚えてもらうようにしてください。
その後、会場スタッフから受付の流れについて説明を受けます。受付に用意されているものや受付方法、会場設備についてなどしっかり聞いてもらうようにしましょう。説明を受け終わったら、自分のポジションにつきます。準備が整い次第、早めに見えたゲストをお迎えするという流れになります。

・受付が始まる前に確認しておくべきこと

受付が始まる前に確認しておくべきことは、ゲストが全員揃わなかったときの応対方法、ご祝儀をお渡しする人、役割分担です。
当日、遅刻などが原因でゲストが全員揃わないことも考えられます。その際の対処法は会場によって異なるので、受付が始まるまでにしっかり確認するようにします。
ゲストからいただいたご祝儀を誰にお渡しするかは、基本的に会場スタッフから指示があります。しかしまれに、会場の金庫に一時的に預けておくなどといったケースがあります。これまで何度も述べている通り、ご祝儀は非常に大切なものです。いただいたご祝儀は誰に渡すのか、またはどうするのか、その点を必ず明らかにしておくようにします。
結婚式は、これまでなかなか会うことのできなかった親族や友人と顔を合わせて、懐かしい話に花を咲かすことができる機会でもあります。思わず話し込んでしまい、挙式や披露宴が始まる直前に受付が混みあってしまう可能性もあります。そんなとき慌ててしまわないようにするためにも、役割分担はしっかり決めておく必要があります。

<お礼はどんなものが良いのか?>

受付係をしてくれた人には、感謝の気持ちを込めてお礼を渡します。では、お礼としてどんなものを渡すと良いのでしょうか?
お礼の相場は、3,000~5,000円となっています。現金で渡す場合もありますが、「友人にお礼として現金をそのまま渡すのはちょっと」とためらう人もいます。そんなときは、金額相当の品物をプレゼントしましょう。また、渡すものが現金でも品物でも、感謝の気持ちを込めたメッセージを添えるとなお喜んでくれます。相手に合わせてどちらにするか選ぶと良いのではないでしょうか?

<お車代やお礼の渡し方とタイミング>

お礼やお車代の渡し方は、基本的に親御さんから手渡しで渡します。式が始まる前に「本日はよろしくお願いします」という気持ちも込めて渡すことが多いです。受付を依頼したのが友人である場合は、控室などで話したタイミングで一緒に渡すと良いです。

<まとめ>

結婚式の受付を依頼する側として知っておくべき基本事項を解説してきました。今回のまとめは以下になります。

  • 受付に必要な人数は、一般的に4人。案内係とご祝儀係を用意する。
  • 受付を依頼する相手としては、会社の同僚や家族、親族、友人などがおすすめ。挙式後家族が集まることを考えると、同僚や友人に依頼するのが最適。
  • 男性に受付を依頼することは、何の問題もない。
  • 受付を依頼する方法は、直接会うか招待状の中に依頼の紙を同封するのが一般的。スケジュールなどのことも考えて早いうちに一度話をしておくなら、メールやLINEでも問題はない。
  • 受付の快諾を得やすい文章を送ることを心がける。
  • 受付は、集合時間の30分前に集合場所に到着するようにする。
  • お礼の相場は3,000~5,000円。渡すものとしては現金そのままでも、金額相当の品物でもOK。
  • お礼やお車代は、基本的に親御さんから手渡しで渡す。

受付をしてくれる人も、結婚式をする側にとってはゲストの1人です。受付を依頼するからには、しっかりした対応と感謝の気持ちを込めたお礼を忘れないようにしてください。

 

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