結婚式・披露宴

結婚式の受付を依頼されるかも?知っておくべき基本事項を徹底解説!

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結婚式における受付係は、いわば結婚式の顔です。そんな結婚式の受付を、会社の同僚や友人が結婚した際に依頼される可能性は誰にでもあります。受付では新郎新婦を代表して挨拶をする場面もあるため、依頼されたときのことを考えて基本的なマナーなどを知っておくことが必要です。
今回は、結婚式の受付を依頼されたときに知っておくべき基本事項について解説していきます。今後結婚式の受付を依頼された際は、是非こちらを参考にしてみてください。

<受付係の1日の流れ>

受付係は、単純に受付に立って受付係としての仕事を行うだけだと思っている人がいるかもしれませんが、実は非常に重要な仕事を任されています。では、受付係の1日がどのような流れになっているのか、最初に見ておきましょう。

・開宴1時間前までに:受付係の打ち合わせ

多くの結婚式が、開宴の30分前からゲストの受付を開始するようになっています。受付係は、開宴の前に受付係の打ち合わせがあるので、それよりさらに30分前には集合しておく必要があります。
また、受付開始時間よりも早く来るゲストは必ずいます。それに備える意味でも、開宴1時間前には会場に到着するようにします。

・打ち合わせ前後:新郎新婦の親族の控室へ挨拶に行く

会場についてから開宴前までには新郎・新婦の親族控え室まで出向いて、「本日はおめでとうございます。本日案内係を務めさせていただく○○でございます。何卒よろしくお願いいたします。」と挨拶をしておきましょう。
受付係は高額なご祝儀を扱う役目でもあり、親族にも受付係として覚えてもらい、またご祝儀を手渡す人にも直接挨拶できるとお互いが安心です。
なお、受付係が全員でそろって挨拶に出向く必要はありませんが、代表者は必ず挨拶するようにしましょう。
(引用:https://www.mwed.jp/manuals/427/)

・打ち合わせ後:会場スタッフとの打ち合わせ

受付係の打ち合わせが終わったら、次は会場スタッフとの打ち合わせがあります。ここでは、会場設備などの説明の他に、会場側で準備された備品などがそれぞれ何なのかという説明も受けます。会場側で準備される備品には、ゲストリストやご祝儀を納めるお盆、席次表、筆や筆ペンなどといった筆記用具、芳名帳などがあります。ゲストリストに関しては、会場側が準備する場合と新郎新婦側が独自に準備する場合があります。
また、新郎新婦側が独自に準備するものの代表例として、お車代などがあります。お車代が会場側から受付係に託される段取りになっている場合は、この段階でしっかり確認しておくことが必要になります。必要な人に必要なものがしっかり渡される状態にしておくことが重要です。

・受付開始前

受付が始まってしまうと、ご祝儀など貴重なものを預かる受付係は持ち場を離れることができません。この間に必ずトイレに行くようにします。鏡で身だしなみの最終チェックを行うことも忘れてはいけません。

・受付開始

受付が始まると、受付係はご祝儀を受け取ったり、芳名帳への記帳をお願いしたりします。配布物を渡し控室へ案内するのも、受付係の仕事です。受付時の仕事については後ほど詳しく解説します。

・開宴時間間近:受付完了

会場側から開宴の案内が始まったら、基本的に受付は完了となります。受付が完了したら、受付係全員でゲストが揃っているか、ゲストリストと照らし合わせて確認します。
ゲストが揃っている場合と、遅刻などでゲストが揃っていない場合の対処法については、後ほど詳しく解説します。
受付完了時には他にも、預かったご祝儀を指定された人に手渡しするという仕事があります。こちらについても、後ほど詳しく解説します。

<受付係の集合時間>

先ほども述べた通り、受付係は受付が始まる前に打ち合わせを行います。受付が開宴の30分前から始まるので、それよりもさらに30分前、遅くとも開宴1時間前には会場に到着できるように家を出るようにしましょう。

<受付係の仕事:受付時>

ここからは、実際に受付が始まってからの受付係の仕事について見ていきましょう。

・ご祝儀を受け取る

ご祝儀を受け取る際の挨拶は、以下のようになります。

ゲスト:「本日はおめでとうございます」
受付係:「ありがとうございます」
ゲスト:(ご祝儀を受付係に手渡す)
受付係「ありがとうございます。お預かりいたします」
(引用:https://www.mwed.jp/manuals/427/)

ご祝儀を受け取ったら、ご祝儀係に手渡しします。このとき、ご祝儀係はゲストリストを確認して、ご祝儀をいただいた人の名前の横にチェックを入れるようにしましょう。確認がとれたら、ご祝儀をお盆の上に乗せます。
ご祝儀をお盆の上に乗せているだけだと泥棒に盗られるかもしれないと思って、受け取ったご祝儀を袋にしまって厳重に管理している場面が良く見られます。しかし、これではお盆の上がさみしくなってしまいます。お盆の上にご祝儀を適度に重ねて置いた状態が「おめでたい」ということを示しているので、お盆の上から目を離さないようにしてお祝い気分を演出するようにしましょう。

・芳名帳への記帳をお願いする

芳名帳は、ゲスト側に向けて置きます。記入していただく際に、記入いただく箇所を片手で示してからペンを差し出すようにしましょう。ペンは必ず両手で渡してください。
芳名帳は名前だけでなく住所も記入していただくため、それなりの時間がかかってしまいます。受付が渋滞する主な要因になるのが芳名帳への記入なので、失礼な態度のないように細心の注意を払いましょう。

・配布物を渡し控室へ案内する

芳名帳への記入が終わったら、席次表や披露宴中に使用するものなどの配布物を渡し、控室の方へ手を向けて案内します。

「開宴まで、いましばらく控え室のほうでお待ちくださいませ。」
「控え室にお飲み物のご用意がございます。」
「会場の準備が整いましたらお呼びいたします。」

などといったご案内をして、次のゲストの対応にうつりましょう。お車代などを渡す必要がある場合は、このタイミングで手渡しするようにしてください。
(会話引用元:https://www.mwed.jp/manuals/427/)

<受付係の仕事:受付完了後>

それでは、受付が完了した後の受付係の仕事について見ていきましょう。先ほども述べた通り、受付完了後は、ゲストが揃っているかゲストリストと照らし合わせながら確認します。そして、預かったご祝儀を指定された人に手渡しします。

・ゲストが揃っている場合

ゲストが揃っていることが確認できた場合は、ご祝儀と芳名帳を袋に入れて、指定された人に手渡しします。ご祝儀と芳名帳を入れる袋は、基本的に会場で用意されています。金庫に保管した場合は、金庫の鍵を手渡しします。
このように、ご祝儀の手渡し方法はいくつかあります。ご祝儀は高額なお金なので、誰にどのように手渡しするかは最も重要なことです。受付係と会場スタッフ、そして新郎新婦で段取りを一致させておきましょう。

・遅刻者がいる場合

何らかの事情で遅刻者がいることが確認できた場合は、受付には1~2人程度残って、他の受付係は披露宴会場に向かいます。開宴間近になると会場スタッフが声をかけてくれるので、その時点で受付を閉めます。集まったご祝儀と芳名帳は袋に入れて、会場の金庫に預けます。
集まったご祝儀をとりあえず指定された人に手渡しするのか、遅れた人のご祝儀はどうするのか、そういった点に関しては受付を閉める前に相談することができると安心です。

・預かったご祝儀を指定された人に手渡しする

ご祝儀を手渡しする相手は、基本的に新郎新婦があらかじめ決めてくれています。新郎新婦の両親や兄弟がその役割を担うことがほとんどです。ご祝儀と芳名帳を手渡しする際は、必ずお祝いの言葉を添えるようにしてください。お祝いの言葉と合わせて受付業務が終わったことを伝え、ご祝儀と芳名帳を手渡ししましょう。ご祝儀を渡すことができれば、受付係の仕事は終了になります。
終わったら受付係同士、会場スタッフに挨拶をし、会場に入って披露宴の開始を待ちます。

<受付係に相応しい服装>

最初にも述べた通り、受付は結婚式の顔となるので、明るくて清楚なイメージが重要になります。そのため、地味過ぎる服装はNGです。
受付の様子は写真などで残される場合も多いので、メイクなどはっかりしておくようにしましょう。また、受付はお辞儀をする回数が非常に多いので、髪が顔にかからないようにセットしておくことも重要です。女性の場合はアップかハーフにするのが望ましいです。

<受付係の持ち物>

備品は基本的に会場側が準備してくれているので、受付係が特別持って来なければいけないものはありません。しかし、持っていると素晴らしい持ち物がいくつかあるので、それを紹介します。
まずは、携帯です。携帯はクロークに預けず、手元のバッグなどに入れておくようにしてください。ゲストが遅刻した際に、友人である受付係に連絡が入る可能性があります。マナーモードにするのを忘れず、もし連絡が入った場合は、どうすれば良いか会場スタッフからの指示を仰ぐようにしましょう。
次に、常備薬です。当日、もしかしたら体調が悪くなってしまう可能性もあります。常備薬がもしあるのであれば、持ってきておくと安心です。
最後は、付箋やマーカーなどの文具類です。文具類はもちろん用意されていますが、自分が普段使っているお気に入りのものがあれば、それを使うことで少し緊張が和らぐことが期待できます。

<受付係の挨拶>

服装や身だしなみはもちろんですが、受付係は挨拶や言葉遣いも重要になります。
まずゲストが受付に来たら、必ず立ち上がって迎えるようにしてください。ご祝儀を受け取る場合や席次表を渡すときは、必ず両手で行うようにしましょう。大声で話す必要はありませんが、ゲストに伝わるよう丁寧にハキハキと話すことを心がけてください。
以下は、受付係が良く使う挨拶です。

  • 招待客が受付に来たら:本日はお忙しい中ご出席いただきありがとうございます。
  • ご祝儀をいただいたら:ありがとうございます。お預かりいたします。
  • 記帳をお願いする(記帳前):恐れ入りますが、こちらにご署名をお願いいたします。
  • 記帳をお願いする(記帳後):ありがとうございます。
  • 席次表を渡す:本日の席次表でございます。
  • 控室などの案内:開宴までもうしばらくお待ちください。控え室はあちらでございます。

(参考:https://www.gogo-wedding.com/manners/today/wedding-receptionist-manners.php)

<親族のみでの結婚式でも受付を依頼されるのか?>

結婚式は、親族のみで行われる場合もあります。そのときにも受付を依頼されることはあるのでしょうか?
親族のみでの結婚式でも、基本的に受付は設けられます。その場合、兄弟姉妹に依頼することが非常に多いです。自分が一人っ子であっても、相手に兄弟姉妹がいればそちらに受付を依頼します。親族のみで結婚式を行う場合は、受付なども身内で用意するので、依頼されることはほとんどないでしょう。

<まとめ>

結婚式の受付を依頼されたときに知っておくべき基本事項について解説してきました。今回の内容のまとめです。

  • 受付係は、受付が始まる前に受付係の打ち合わせと会場スタッフとの打ち合わせを行い、確認しておくべきことを確認する。
  • 受付係は打ち合わせがあるので、開宴1時間前には会場に到着しておく。
  • 受付時の仕事には、「ご祝儀を受け取る」「芳名帳への記帳をお願いする」「配布物を渡し控室まで案内する」の3つがある。
  • 受付完了後の仕事には、「ゲストが揃っているか確認する」「ご祝儀を指定された人に手渡しする」の2つがある。
  • 受付は結婚式の顔なので、地味過ぎる服装ではなく明るくて清楚なイメージのある服装にする。
  • 特別持ち物はないが、携帯や常備薬、付箋やマーカーなどの文房具があると良い。
  • 挨拶や言葉遣いには気を付ける。ゲストが来たら立ち上がって出迎え、ご祝儀を受け取ったり席次表を渡したりする際は両手を使う。
  • 親族のみで結婚式を行う場合は、基本的に兄弟姉妹に受付を依頼する。

慣れない結婚式の受付係ということで、慌ててしまったり緊張してしまったりすることはあります。落ち着いて当日に臨めるように、心配なことや不安なことは始まる前に解決しておくようにしましょう。受付係は1人ではありません。皆で協力して素晴らしい結婚式を作り上げてください。終わった後に良い経験ができたと思えるように頑張りましょう。

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